Seuratoimintaan tehoa Trello-tehtävätaulun avulla

Tehokkaassa seuratoiminnassa on tärkeää, että tehtäville on sovittu tekijät että asiat saatetaan valmiiksi sen sijaan, että kaikki asiat junnaavat paikallaan. Trello on ilmainen, sähköinen tehtävätaulu, jonka avulla yhdistyksen toimihenkilöt voivat hallita tehtäviä visuaalisen työnohjauksen avulla. Trelloa voi käyttää tietokoneella, mutta siitä on saatavilla myös ilmainen mobiilisovellus, jolloin tehtävätaululla tapahtuvista muutoksista saa kätevästi hälytyksen kännykkään samaan tapaan kuin vaikkapa Whatsapp-viesteistä tai saapuneesta sähköpostista. 

Katso alla olevalta muutaman minuutin videolta miten Curlingliiton hallitus ja toimihenkilöt käyttävät Trelloa. Lisävinkkejä englanniksi Trellon omilta sivuilta: https://trello.com/tour. 

Lisävinkkejä tehokkaaseen yhdistystoimintaan

  • Get Things Done. Jos kaikki asiat ovat vaiheessa, mikään ei valmistu. Jos asioita hoitaa yhden asian kerrallaan loppuun saakka, saa paljon enemmän valmista aikaan samassa ajassa.
  • Kun seuratoiminnan eri osa-alueille on sovittu selkeät vastuuhenkilöt, voi energian käyttää asioiden tekemiseen sen sijaan, että sen käyttäisi sen arpomiseen kenen pitäisi tehdä asialle jotain. Vastuuhenkilö voi luonnollisesti organisoida avukseen muitakin ja delegoida tekemistä.
  • Curlingliiton hallituksen kokouksilla on vakioagenda, jossa ensin käsitellään päätösasiat ja sen jälkeen kunkin vastuualueen vetäjän lyhyt tilannekatsaus.
  • Päätösasiat valmistellaan päätösesityksen muotoon viimeistään kolme päivää ennen kokousta ja ne löytyvät omalta listaltaan Trellosta. Näin toimittaessa hallituksen jäsenet voivat perehtyä päätösasioihin ennen kokousta.
  • Kunkin osa-alueen tilannekatsauksessa vastuuhenkilö kertoo vastauksen kolmeen kysymykseen (oma osa-alue filtteröitynä näkyviin Trellossa):
    • Mitä on saatu valmiiksi sitten viime kokouksen (huom: ei minkä asioiden parissa on työskennelty, vaan mitä on saatu valmiiksi).
    • Mitä  on työn alla juuri nyt + mitä tapahtuu seuraavaksi.
    • Tarvitseeko osa-alueen vetäjä apua muilta.

Hälytykset Trellossa tapahtuvista muutoksista

Trellossa on erittäin monipuoliset mahdollisuudet säätää millaisista muutoksista saa hälytyksen joko sähköpostiin tai kännykkään. Esimerkiksi kun oman osa-alueen tehtävissä tapahtuu muutoksia, kun tehtävä siirtyy tiettyyn vaiheeseen, kun yksittäisessä mielenkiintoisessa Trello-kortissa tapahtuu muutoksia jne.

Wikiartikkelin kategoria: