Tietosuojaohjeistus laadittu: 5.4.2018
Tämä tietosuojaoheistus koskee kaikkia Curling.fi -sivuston käyttäjiä, joilla on ylläpito-oikeudet Suomen Curlingliiton, jonkin jäsenseuran jäsenrekisteriin tai sarjojen tulospalveluihin.
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) astui voimaan vuonna 2016 ja sen siirtymäaika päättyi 25.5.2018. EU:n tietosuoja-asetus ja Suomen Tietosuojalaki 1050/2018 kumosivat yhdessä Suomen vanhan henkilötietolain (523/99) , joka oli jo ennestään varsin tiukka.
Henkilötietojen käsittely yhdistystoiminnassa on tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain tarkoittamaa henkilötietojen käsittelyä, josta kaikkien henkilötietoja käsittelevien henkilöiden tulee olla tietoinen. Tämä tietosuojaohjeistus sisältää yhdistysten toimihenkilöiden kannalta keskeisimmät käytännönläheiset ohjeet.
Seurojen jäsenrekisterit ja kilpailujen osallistujatiedot ovat henkilörekisterejä
Curlingliitto tarjoaa palveluna seuroille sähköisen jäsenrekisterin. Seurojen jäsenrekisterit ovat tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain tarkoittamia henkilörekistereitä, joten niistä on pidettävä tietosuojaselostetta. Curling.fi:n tietosuojaselosteet löytyvät osoitteesta https://www.curling.fi/fi/tietosuojaselosteet . Jokaisen henkilön, jolla on seuratoiminnan tai kilpailun tulospalvelun ylläpidon myötä pääsy henkilötietoihin, tulee toimia tietosuojaselosteen ja tämän tietosuojaohjeistuksen mukaisesti.
Henkilötietoja ei saa luovuttaa millekään kolmannelle osapuolelle
Seurojen jäsenrekisterissä tai sarjojen tulospalvelujen ylläpidossa näkyviä henkilötietoja ei saa luovuttaa missään tarkoituksessa kolmansille osapuolille. Curlingliiton jäsenrekisterissä on mm. henkilöitä, joilla on esimerkiksi salainen puhelinnumero (esimerkiksi ammattiin liittyvästä hyvästä syystä), mutta henkilö on luovuttanut puhelinnumeronsa rekisteriin jotta seura tai kilpailun järjestäjä voi tarvittaessa olla henkilöön yhteydessä. Kaikkia henkilötietoja on käsiteltävä huolellisesti ja luottamuksellisesti.
Curling.fi -käyttäjätunnusta ei saa jakaa muiden käyttöön missään olosuhteissa
Tietosuoja-asetus ja -laki velvoittavat henkilötietojen huolelliseen käsittelyyn. Curling.fi -sivuston käyttäjätunnusta, jolla on pääsy henkilötietoihin, ei saa missään olosuhteissa luovuttaa kenenkään muun käytettäväksi. Mikäli seuratietojen tai kilpailun tulospalvelun ylläpito halutaan jakaa useamman henkilön kesken, onnistuu tämä lähettämällä pyyntö osoitteeseen yllapito [a t] curling [d o t] fi (yllapito[at]curling[dot]fi) ja kertomalla mille kaikille Curling.fi -sivuston käyttäjätunnukselle ylläpito-oikeudet halutaan lisättäväksi.
Tietosuoja-asetuksen “oikeus tulla unohdetuksi”
EU:n tietosuoja-asetuksessa on pykälä, jonka mukaan henkilöllä on “oikeus tulla unohdetuksi”. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että henkilötiedot poistetaan henkilörekisteristä. Curling.fi:n tietosuojaselosteesta käy ilmi miten tämä toteutetaan Curling.fi:n tapauksessa.
Henkilörekisterin pitäjä on velvollinen osoittamaan, että tietosuoja-asetusta noudatetaan
EU:n tietosuoja-asetuksen myötä henkilörekisteriä pitävälle taholle muodostuu ns. käänteinen todistustaakka siitä, että tietosuoja-asetusta noudatetaan. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilörekisteriä pitävän tahon on pystyttävä osoittamaan toimintansa huolellisuus ja lainmukaisuus. Suomen Curlingliiton ja seurojen jäsenrekisterin tapauksessa voidaan viitata Curling.fi:n tietosuojaselosteeseen ja tähän tietosuojaohjeistukseen.